Was sind Kennzahlen (engl. Key Performance Indicator, KPI) 

Betriebswirtschaftliche Kennzahlen sind quantitative Messgrößen, die dazu dienen, die wirtschaftliche Lage, Leistungsfähigkeit und Entwicklung eines Unternehmens zu beurteilen. Sie sind ein zentrales Instrument der Unternehmenssteuerung und Entscheidungsfindung.  

Ein Unternehmen ist ein hochkomplexes Gebilde mit zahllosen Zahlen, Daten und Bezügen. Die Frage eines professionellen Management ist: was ganz, ganz genau  muss ich verbessern, damit das Unternehmen vorangebracht wird?  

Zum einen sind es zu viele Daten und zum anderen sind absolute Zahlen oftmals nicht aussagekräftig. Zum Beispiel ist die reine Höhe des Gewinns keine interpretierbare und entscheidungsrelevante Größe. Wenn man nur den Gewinn von z.B. 10.000.000€ hat, sagt dies nichts über die Qualität Leistungsfähigkeit des Unternehmens aus. Wenn dieser Gewinn durch einen lokalen Handwerksbetrieb erwirtschaftet wird, ist das phänomenal. Wenn dieser Gewinn von Amazon erwirtschaftet sind, ist das extrem schlecht. Man muss also die Zahl des Gewinns mit einer anderen Zahl, zum Beispiel den Umsatz in Beziehung setzen, um es interpretierbar zu machen. Die Umsatzrendite ist eine relative Zahl und hat eine weit größere Aussagekraft als eine absolute Zahl ohne Bezug.  

Aber selbst Kennzahlen müssen wiederum zur Bewertung in Bezug gesetzt werden zu einer Standardgröße. So gibt es für die meisten Kennzahlen branchenspezifische Durchschnittswerte, anhand derer sich das individuelle Unternehmen messen muss. Man vergleicht die eigene Kennzahl also nach außen. Für Bildungsträger ist diese Betrachtung sehr hilfreich, aber begrenzt. Man kann eine Schule nicht mit einer reinen Kita vergleichen, spezielle pädagogische Ansätze wie die Waldorfpädagogik haben spezielle Anzahl und Inhalte an Deputaten, man kann nur begrenzt Bildungsträger aus unterschiedlichen Bundesländern vergleichen.  

Merke: eine Kennzahl kann nur korrekt interpretiert werden, wenn man weiß, wie sie sich berechnet und was ihre inhaltlichen Limitierungen sind. Es gibt nicht die einzig wahre Kennzahl. Man muss immer mehrere Kennzahlen miteinander abgleichen.  

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, die Kennzahl nach innen im Zeitverlauf zu prüfen. Dh. man berechnet die Kennzahl über 5 Jahre und schaut, wie sie sich im Zeitverlauf geändert hat. Wurde sie besser oder schlechter oder schwankt sie von Jahr zu Jahr sehr? 

Was kann man aus einer kennzahlenbasierten Finanzanalyse ableiten? 

In unserer Erstanalyse tragen wir Buchhaltungszahlen und weitere Zahlen der letzten 5 Haushaltsjahre zusammen und stellen sie übersichtlich in Tabellenform dar.  

Man kann eine Buchhaltungszahl mit einer anderen Buchhaltungszahl in Relation setzen, z.B. Personalkosten Trägerverwaltung / Gesamtumsatz.  

Man kann eine Buchhaltungszahl mit einer nicht-buchhalterischen Zahl setzen, z.B. Elternbeiträge / Kind / Jahr.  

Man kann zwei nicht-buchhalterische Zahlen in Relation setzen, z.B. Schüleranzahl / Anzahl Vollstellen Lehrer:innen.  

Es gibt auch für Bildungsträger zahllose Kennzahlen, die wir ständig weiterentwickelt. Da eine Kennzahl alleine nicht immer perfekt aussagekräftig ist, besteht die Kunst darin, anhand von ersten Kennzahlen auf Unstimmigkeiten aufmerksam zu werden und dann im weiteren Verlauf der Analyse, dies durch mehrere Kennzahlen und Perspektiven zu prüfen.  

Merke: Finanzoptimierung ist detailversessene Trüffelschweinkompetenz 

Durch den Vergleich der Kennzahlen des individuellen Bildungsträgers mit anderen vergleichbaren Bildungsträgern möglichst aus demselben Bundesland kann man bereits die wichtigsten Erkenntnisse zur Optimierung herauslesen. Wir bei edushare bauen diese branchenspezifischen Durchschnittswerte für zahlreiche Kennzahlen fortwährend auf und aus.  

Besonders aussagekräftigt und hilfreich ist die interne Prüfung der Kennzahl im Zeitverlauf. Denn hier vergleicht der Bildungsträger sich mit sich selbst. Die Verbesserung oder die Verschlechterung der Kennzahl kann hier nüchtern, objektiv aus der eigenen Historie erklärt werden.  

Ein nicht seltenes Beispiel aus einem als Verein organisierten gemeinnützigen Bildungsträger: 

Über 5 Jahre hat sich der Anteil der Elternbeiträge/ Umsatz stetig verschlechtert, der Anteil der Landeszuschüsse/ Umsatz ist entsprechend fortlaufend erhöht worden. Gleichzeitig ist der Anteil der Personalkosten/ Umsatz jährlich deutlich angestiegen. Die Folge: der GuV-Gewinn hat sich von Jahr zu Jahr verringert und ist im fünften Jahr erstmals leicht negativ.   

Zum einen lässt sich dies durch die Interessen der im Verein vertretenen Gruppen von Eltern und Lehrer:innen erklären. Die Eltern können als Vereinsmitglieder die Erhöhung teilweise mitbestimmen und lehnen manchmal eine Erhöhung der Elternbeiträge anhand der statistisch ausgewiesenen Inflation ab (Landeszuschuss steigt mit Inflation, Elternbeiträge nicht = sinkende KPI Elternbeiträge/ Umsatz).  

Die Lehrer:innen andererseits verweisen auf die Inflation und fordern jährlich eine Gehaltserhöhung (Gehälter steigen mit oder über Inflation, Elternbeiträge und/ oder Zuschüsse nicht entsprechend = sinkender Gewinn). Ohne kennzahlenbasierte Haushaltsplanung, die Soll-Werte für dergleichen Kennzahlen festlegt, kann dies schnell passieren.  

Die Finanzanalyse deckt dies auf und kann die damit verbundenen sozialen Konflikte helfen zu lösen. Denn was bei dieser Gleichung ebenfalls verschlechtert wird, ist die langfristig möglichst schuldenfreie Erhaltung der Gebäude. Ein solches Szenario fällt erst auf, wenn unregelmäßig nach vielen Jahren eine große Sanierungsmaßnahme aufkommt, die nicht eingeplant war und deshalb nicht mit liquiden Mitteln schuldenfrei finanziert werden kann.  

Die kennzahlenbasierte Analyse verobjektiviert alle Finanzahlen und plant sie langfristig ein.   

1. Zunächst wird der Finanzrahmen des Trägers mit Krediten, Betriebsrenten und Gebäuden festgelegt 

1. In diesem Rahmen kann man mit Soll-Kennzahlen langfristig die Erhöhung der Elternbeiträge und der Gehälter gerecht gestalten.  

 
Durch die Analyse kann man zum Beispiel zeigen, dass man wieder einen Zustand von vor x Jahren herstellen muss, um den Träger langfristig optimal wirtschaftlich zu sichern. Und man kann ausrechnen, wieviel Euro an Optimierung das ergeben (Einsparung, Einnahmenerhöhung). Da dieser Zustand von dem individuellen Bildungsträger bereits einmal erreicht wurde, kann er auch nochmals erreicht werden.  

Und da man Elternbeiträge und Gehälter langfristig verobjektiviert mit Soll-Kennzahlen, verringern sich soziale Konflikte im Verein.