Was ist ein Shared Service Center (SSC)? 

Ein SSC ist eine organisatorische Einheit innerhalb eines Unternehmens oder einer Unternehmensgruppe, welche die Overhead Funktionen (= Trägerfunktionen) zentralisiert und für mehrere Geschäftsbereiche oder Tochterunternehmen erbringt.  

Overhead Funktionen sind beispielweise Controlling, Personal, Finanz- & Lohnbuchhaltung, Marketing, IT-Administration.  

Die übergeordneten Ziele sind die Effizienz zu steigern, die Kosten zu senken und die Qualität zu steigern.  

Dies wird erreicht durch Zentralisierung, Standardisierung, Automatisierung, Technologieeinsatz (Software, KI) und Etablierung einer starken Serviceorientierung.  

Grundprinzip ist die Skalierung durch Zentralisierung. Nur wenn das SSC groß ist, lohnen sich teure Software-Lösungen, lohnen sich einmalig aufwendige Automatisierungsprojekte, können hochspezialisierte Teams gemeinsam arbeiten und dadurch viele Tätigkeiten Standardisieren.  

Ein bekanntest Beispiel für ein Konzern SSC ist die Schwarz Corporate Solutions KG.  

Herausforderung Mittelstand 

Ein SSC erfordert also eine gewisse Mindestgröße, damit man spezialisierte Mitarbeiter:innen in einem Team aufbauen und damit sich die Software- und Entwicklungskosten auf viele Kunden verteilen kann.  

Kleine, mittelständische Unternehmen (KMU) bis einige hundert Mitarbeiter sind nicht groß genug, um diese Skaleneffekte zu ermöglichen. Sie können nicht mehrere spezialisierte Mitarbeiter in jedem Bereich einstellen, weil sie schlicht zu wenig Arbeit haben. Dann sind sie gezwungen, mehrere spezialisierte Aufgaben an eine Allrounder Mitarbeiter:in zu vergeben. Sie können sich teure Software-Lösungen nicht leisten und arbeiten mit selbsterstellten Lösungen wie Papier und Excel. Das erzeugt niedrigere Qualität, geringe Effizienz und dadurch hohe Overhead Kosten (Gemeinkosten des Trägers). 

Deshalb gibt es bereits in der freien Wirtschaft SSC Unternehmen, die ein SSC von der Größe eines Großunternehmens bauen und diese Dienstleistung an externe KMU anbieten. Manchmal ist dies thematisch begrenzt auf beispielsweise CFO-Services, also Finanzplanung und Controlling. Das SSC Unternehmen hat genug Größe, um alle genannten Skaleneffekte realisieren zu können. Dadurch kann es für die KMU höchste Qualität zu einem erschwinglichen Preis anbieten.  

Die KMU konzentrieren sich auf ihr Kerngeschäft und erreichen durch das externe SSC eine höhere Qualität in Personal, Controlling, Marketing, IT. Diese höhere Qualität, schafft Freiräume, erhöht die Schnelligkeit und Effizienz in einem kompetitiven Umfeld und erhöht so indirekt auch die Qualität im Kerngeschäft.  

Ein Shared Service Center für private Bildungsträger 

Private Bildungsträger in Deutschland stehen vor genau derselben Herausforderung wie die KMU in der freien Wirtschaft. Sie sind nicht groß genug, um spezialisierte Mitarbeiter:innen und IT-Systeme aufbauen zu können. Dann sind sie strukturell dazu gezwungen, mehrere spezialisierte Tätigkeiten von einer Mitarbeiter:in auszuführen zu lassen. Neben den Tagesgeschäft bleibt keine Zeit zur Weiterentwicklung. Und mangels spezialisiertem Personal sind die Kompetenzen strukturell begrenzt. Mit wenigen Stellen kommt bei Urlaub oder Krankheit die Arbeit zum Erliegen.  

In Finanzen, Marketing, Personal und IT kann dies indirekt negative Auswirkungen auf Schüler- und Mitarbeitergewinnung und die Zufriedenheit von Kindern, Eltern und Mitarbeiter:innen haben.  

Ingo Sahm hat dies während seiner langjährige Tätigkeit als Geschäftsführer eines größeren Bildungsträgers im eigenen Haus und in Gesprächen mit Kolleg:innen immer wieder festgestellt. Gleichzeitig konnte er als Geschäftsführer aus den genannten Gründen keine strukturelle Verbesserung ermöglichen.  

Gemeinsam mit Miriam Büxenstein will er nun mit edushare Trägerverwaltung die großen, strukturellen Probleme der kleineren privaten Bildungsträger lösen. Und damit neuen Freiraum für die Pädagogik schaffen.